Politique de confidentialité de Voxel Prep
1. À propos de la présente politique
1.1 La présente Politique de confidentialité explique comment Voxel Prep, établie en Ontario (Canada) (« Voxel Prep », « nous »), recueille, utilise, communique et protège vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Web et notre application (le « Service »). Elle s'applique conjointement avec nos Conditions d'utilisation.
1.2 Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et, pour les résidents du Québec, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec). Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de ces lois et peut être joint à prepvoxel@gmail.com.
2. Ce que nous recueillons
2.1 Renseignements de compte : votre adresse courriel et un mot de passe (conservé sous forme hachée), ou l'identifiant et des renseignements de profil de base (comme votre nom) provenant du prestataire de connexion que vous choisissez, par exemple Google.
2.2 Votre contenu de pratique : les enregistrements audio ou vidéo que vous faites, leurs transcriptions (la version automatique et vos modifications), les notes, la rétroaction et les réécritures modèles que nous générons, ainsi que votre historique (questions auxquelles vous avez répondu, dates, progression).
2.3 Renseignements d'achat : ce que vous avez acheté, la date, le montant et l'état du paiement. Les paiements par carte sont traités par notre prestataire de paiement; nous ne recevons ni ne conservons votre numéro de carte complet.
2.4 Renseignements d'utilisation et d'appareil : votre adresse IP, le type de navigateur et d'appareil, les pages et fonctions que vous utilisez, les horodatages, les journaux d'erreurs, ainsi que les témoins (cookies) et technologies semblables (voir l'article 11). Nous pouvons déduire votre province de votre adresse IP, uniquement à des fins fiscales et d'admissibilité. Nous recueillons ces renseignements directement auprès de vous et automatiquement par le fonctionnement du Service.
2.5 Communications : les messages que vous envoyez au service de soutien, les commentaires que vous formulez et vos préférences de courriel.
2.6 Question du jour : vous avez besoin d'un compte gratuit pour utiliser la Question du jour; les articles 2.1 à 2.5 s'appliquent donc.
2.7 Vos enregistrements peuvent contenir des récits personnels, y compris sur votre santé ou votre famille. Ces renseignements peuvent être de nature sensible, et nous ne les traitons qu'avec votre consentement exprès (voir l'article 4). Vous décidez de ce que vous dites. Veuillez ne pas inclure de renseignements réels sur des patients ni de détails permettant d'identifier d'autres personnes. Nous n'utilisons ni empreinte vocale ni reconnaissance faciale pour vous identifier.
3. Comment nous les utilisons
3.1 Nous utilisons vos renseignements pour : créer et protéger votre compte; transcrire vos enregistrements et générer votre note et votre rétroaction; afficher votre historique et votre progression; traiter les paiements et conserver les dossiers financiers exigés; répondre aux demandes adressées au service de soutien; assurer la sécurité du Service et prévenir les abus; maintenir et améliorer le Service à l'aide de renseignements agrégés ou dépersonnalisés; respecter la loi; et, seulement si vous y avez consenti, vous envoyer des courriels promotionnels.
3.2 Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous ne communiquons pas vos enregistrements, transcriptions ou notes à des facultés de médecine, à des organismes d'admission ni à d'autres candidats. Nous n'utilisons pas vos renseignements pour dresser des profils à des fins publicitaires. Nous n'utilisons aucune technologie servant à vous suivre, à vous localiser ou à dresser votre profil, sauf la déduction de votre province décrite à l'article 2.4 et les statistiques de fréquentation agrégées décrites à l'article 11.
3.3 Nous n'utiliserons pas vos enregistrements ni vos transcriptions pour entraîner ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle sans votre consentement distinct, explicite et facultatif, que vous pouvez retirer en tout temps.
4. Votre consentement
4.1 Nous vous demandons votre consentement séparément pour chaque fin, en termes simples. Lors de l'inscription, vous consentez, au moyen d'une case distincte, à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements de compte et d'utilisation aux fins décrites dans la présente politique. Avant votre premier enregistrement, nous vous demandons votre consentement exprès et distinct pour l'enregistrer et le traiter avec nos prestataires de services (article 5), y compris à l'extérieur du Québec et du Canada. Le consentement facultatif à l'amélioration de nos modèles et celui aux courriels promotionnels sont demandés chacun séparément, et refuser n'affecte pas votre accès au Service. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant ou en supprimant votre contenu; le retrait peut faire en sorte que certaines parties du Service ne fonctionnent plus.
5. Prestataires de services et traitement par l'IA
5.1 Nous faisons appel à des prestataires de confiance pour exploiter le Service. Ils ne peuvent traiter vos renseignements que pour nous fournir des services, et nous utilisons des contrats et d'autres moyens pour exiger un niveau de protection comparable.
5.2 Nous utilisons les paramètres de compte et les modalités contractuelles à notre disposition pour que nos prestataires d'IA et de transcription n'utilisent pas votre contenu pour entraîner leurs propres modèles, et nous exigeons qu'ils ne l'utilisent que pour nous fournir des services.
5.3 Les notes et la rétroaction sont produites par des systèmes automatisés à des fins pédagogiques. Nous ne les utilisons pas pour prendre des décisions produisant des effets juridiques ou des effets importants semblables sur vous. Si cela devait changer, nous vous en informerions au plus tard au moment où la décision vous est communiquée, et vous pourriez demander à connaître les renseignements utilisés, les faire corriger et présenter vos observations à une personne en mesure de réviser la décision.
6. Où vos renseignements sont traités
6.1 Certains de nos prestataires conservent ou traitent des renseignements à l'extérieur du Québec et du Canada, y compris aux États-Unis. Vos renseignements peuvent donc être accessibles aux tribunaux, aux forces de l'ordre et aux autorités de sécurité nationale de ces pays en vertu de leurs lois. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée, y compris le régime juridique de l'endroit concerné, et nous concluons avec le prestataire une entente écrite prévoyant une protection adéquate.
7. Quand nous communiquons des renseignements
7.1 Nous ne communiquons des renseignements personnels que : à nos prestataires de services mentionnés à l'article 5; lorsque la loi, une ordonnance d'un tribunal ou une demande légale l'exige; pour protéger nos droits, les utilisateurs ou la sécurité du Service; dans le cadre d'une vente, d'une fusion ou d'une réorganisation de notre entreprise, la protection de vos renseignements étant maintenue; ou avec votre consentement.
8. Durée de conservation
8.1 Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins décrites dans la présente politique, comme suit :
| Renseignements | Durée de conservation |
|---|---|
| Renseignements de compte | Tant que votre compte est ouvert, puis supprimés dans les 30 jours suivant sa fermeture, sauf ce qui est indiqué ci-dessous |
| Enregistrements | Supprimés dans les 24 heures suivant l'évaluation de votre réponse, ou plus tôt si vous supprimez la tentative ou votre compte |
| Transcriptions et notes | Conservées jusqu'à ce que vous les supprimiez ou fermiez votre compte |
| Copies de sauvegarde | Écrasées dans les 35 jours suivant la suppression |
| Dossiers d'achat et de paiement | 6 ans, pour respecter les règles fiscales et comptables de tenue de dossiers |
| Messages envoyés au service de soutien | 2 ans |
| Journaux de sécurité et d'erreurs | 90 jours |
| Dossiers de vos acceptations des Conditions et de vos consentements | 6 ans après la fermeture de votre compte, afin de pouvoir prouver ce à quoi vous avez consenti |
| Registre des incidents de confidentialité | Au moins 5 ans |
8.2 La suppression d'une tentative supprime ensemble son enregistrement, sa transcription et sa note. Vous pouvez supprimer une tentative ou l'ensemble de votre compte dans les paramètres de votre compte ou en nous écrivant.
9. Comment nous les protégeons
9.1 Nous protégeons vos renseignements par le chiffrement en transit et au repos, par des contrôles d'accès qui limitent les personnes pouvant les consulter, par des liens de courte durée pour les enregistrements et par une surveillance visant à détecter les abus. Aucun système n'est parfaitement sûr.
9.2 Si un incident de confidentialité touchant vos renseignements présente un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons, ainsi que la Commission d'accès à l'information du Québec et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, avec diligence. Nous consignons chaque incident dans un registre que nous conservons au moins 5 ans.
10. Vos droits
10.1 Vous pouvez nous demander : l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet; leur rectification; leur suppression ou la cessation de leur diffusion; de retirer votre consentement; de recevoir vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de les transmettre à une autre organisation lorsque c'est techniquement possible; ou des précisions sur la façon dont nous traitons vos renseignements. Écrivez à prepvoxel@gmail.com.
10.2 Nous répondons le plus rapidement possible et au plus tard 30 jours après la réception de votre demande. L'accès est gratuit ou offert à un coût minimal, et nous vous informerons de tout coût à l'avance. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.
10.3 Si nous refusons une demande, nous vous en expliquerons la raison par écrit et nous vous indiquerons vos recours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez demander à la Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca) d'examiner le désaccord dans les 30 jours suivant notre réponse ou l'expiration du délai de 30 jours. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (www.priv.gc.ca). Nous vous invitons à communiquer d'abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
10.4 Pour toute plainte concernant notre traitement de vos renseignements, écrivez à prepvoxel@gmail.com. Nous en accusons réception et nous y répondons par écrit.
11. Témoins (cookies) et analyse
11.1 Nous utilisons des témoins essentiels pour maintenir votre session ouverte et protéger le Service. Nous utilisons également des outils d'analyse respectueux de la vie privée qui n'utilisent pas de témoins et qui ne vous suivent pas sur d'autres sites Web; ils ne recueillent que des renseignements agrégés et non identifiants, comme les pages consultées, les tendances générales de fréquentation, votre région géographique approximative (pays ou ville, déduite de votre adresse IP) et le type de navigateur ou d'appareil, et ces renseignements ne peuvent servir à vous identifier personnellement. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires ni de témoins de suivi intersites. Vous pouvez aussi gérer les témoins dans les paramètres de votre navigateur.
12. Courriels promotionnels
12.1 Nous n'envoyons de courriels promotionnels qu'avec votre consentement, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel, et chacun comporte un lien de désabonnement. Nous continuerons d'envoyer les messages essentiels, comme les reçus, les alertes de sécurité et les changements à nos conditions.
13. Enfants
13.1 Le Service s'adresse aux personnes de 18 ans ou plus. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès de personnes de moins de 18 ans et nous les supprimerons si nous apprenons que nous en avons recueilli.
14. Résidents du Québec
14.1 Vos droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) s'ajoutent à ceux décrits dans la présente politique. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est notre responsable de la protection des renseignements personnels, joignable à prepvoxel@gmail.com.
14.2 Nos règles de gouvernance en matière de renseignements personnels (conservation et destruction, rôles et traitement des plaintes) sont résumées aux articles 8, 9 et 10, et nous vous en donnerons des précisions sur demande.
15. Modifications de la présente politique
15.1 Nous pouvons modifier la présente politique. Pour une modification importante, nous vous écrirons par courriel ou afficherons un avis dans le Service avant son entrée en vigueur, et la date et la version figureront en haut de la page. Si une modification exige votre consentement, nous vous le demanderons.
16. Nous joindre
Responsable de la protection des renseignements personnels, Voxel Prep, Ontario (Canada). Courriel : prepvoxel@gmail.com.